SÍNTESIS: En esta parte de la obra se presentan las normas relacionadas con los documentos en los cuales el ente contable asienta, registra, deja evidencia o comprobación de sus operaciones para su propio uso o el de terceros.

De acuerdo con el reglamento general de contabilidad, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, ya sean de origen interno o externo. Estos soportes se acompañan a los comprobantes de contabilidad que se pueden elaborar por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes así como la correspondencia relacionada directamente con los negocios, hacen parte integrante de la contabilidad.

El proceso de recolección, organización y registro de los hechos económicos constituye el sistema contable; los libros de contabilidad posibilitan asegurar el adecuado flujo de la información y la obtención de datos con destino a la elaboración de los estados financieros. Los libros deben conformarse de manera tal que garanticen su integridad y autenticidad, por lo que el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 determina la forma como se deben llevar.

También con referencia a los libros, se presentan las normas que el reglamento establece en cuanto a su registro, exhibición, conservación, destrucción, pérdida y reconstrucción. Por último se enfatiza la importancia del valor probatorio de la contabilidad y los libros, tanto para efectos comerciales como para efectos tributarios.

ART. 123.—Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

ART. 44.—Expedición de reglamentos. Corresponde al Gobierno Nacional expedir la reglamentación sobre:

(...).

2.  Los libros, comprobantes y soportes que deberán elaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, así como los requisitos mínimos que deberán cumplir unos y otros.

ART. 1º—El artículo 10 del Decreto 2265 de 1976 quedará así:

Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros, son de orden interno y externo.

Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, etc,y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.

Son de orden externo los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.

ART. 944.—El comprador tiene derecho a exigir del vendedor la formación y entrega de una factura de las mercaderías vendidas con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada (...).

ART. 615, INC. 1º—Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

L. 223/95.

ART. 194.—Obligaciones de los responsables o sujetos pasivos. Los productores e importadores de productos gravados con el impuesto al consumo de que trata este capítulo tienen las siguientes obligaciones:

(...).

b) Expedir la factura correspondiente con el lleno de todos los requisitos legales, conservarla hasta por dos años y exhibirla a las autoridades competentes cuando les sea solicitada. Los expendedores al detal están obligados a exigir la factura al distribuidor, conservarla hasta por dos años y exhibirla a las autoridades competentes cuando les sea solicitada, y

(...).

L. 223/95.

ART. 215.—Obligaciones de los responsables o sujetos pasivos. Los productores e importadores de productos gravados con impuestos al consumo de que trata este capítulo tienen las siguientes obligaciones:

(...).

c) Expedir la factura correspondiente con el lleno de todos los requisitos legales, conservarla hasta por dos años y exhibirla a las autoridades competentes cuando les sea solicitada. Los expendedores al detal están obligados a exigir la factura al distribuidor, conservarla hasta por dos años y exhibirla a las autoridades competentes cuando les sea solicitada, y

(...).

D. 1165/96.

ART. 7º—Documentos sustitutivos de la factura.

INC. 1º.—Derogado. D.R. 3050/97, art. 34.

Así mismo, en el servicio de utilización o préstamo a cualquier título de juegos de suerte y azar o electrónicos, el responsable del régimen común del IVA elaborará un documento que cumpla los requisitos señalados en el numeral tercero (3º) del artículo anterior, por cada establecimiento o sitio en que preste el servicio, en donde registre en forma global las operaciones del día y el IVA generado en las mismas.

NOTA 1: Los requisitos señalados en el numeral 3º del artículo 6º del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, son:

"ART. 6º—Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

(..).

3. Modificado. D.R. 1001/97, art. 3º. (Recibos de servicios públicos)*, tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago:

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación."

*La expresión que aparece entre paréntesis, se entiende derogada tácitamente, por la derogatoria expresa que hizo el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1001 de 1997 al numeral 7º del artículo 5º del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, que establecía como documento equivalente a la factura, los recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos.

NOTA 2: El documento sustitutivo de la factura en la entrada a espectáculos públicos, y en la distribución masiva y ambulante de bienes, fue reglamentado mediante el artículo 10 del Decreto Reglamentario 3050 de 1997 y el artículo 1º del Decreto Reglamentario 1514 de 1998, respectivamente.

E.T.

ART. 616-2.—Adicionado. L. 223/95, art. 38. Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y cuando se trate de la enajenación de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera por parte de personas naturales, cuando la cuantía de este (SIC) operación sea inferior a dos millones de pesos ($ 2.000.000 valor año base 1995), (hoy $ 3.900.000) y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.

NOTA: 1. (SIC) Debe leerse cuando la cuantía de esta operación sea inferior...

2. El valor actualizado corresponde al año 1999 según lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1998.

D.R. 1001/97.

ART. 2º—No obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial;

b) Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido en lo referente a estos productos;

e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad, y

h) Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

PAR. 1º—Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso.

PAR. 2º—Los tipógrafos y litógrafos que pertenezcan al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, deberán expedir factura por el servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del estatuto tributario.

NOTAS: 1. El artículo 1º del Decreto Reglamentario 1001 de 1997, se refiere a la expedición o no de factura, o documento equivalente en las ventas de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

2. Los decretos reglamentarios 1001 y 3050 de 1997, se refirieron además a los casos en los que no existe la obligación de expedir factura o documento equivalente. Para consultar sus textos puede remitirse a la obra Régimen de Procedimiento Tributario de esta casa editorial, consultando el tema de deberes y obligaciones formales-otros deberes formales de los sujetos pasivos de obligaciones tributarias y de terceros.

ART. 615.—(...) Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

E.T.

ART. 616-1.—Adicionado. L. 223/95, art. 37.—Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica.

E.T.

ART. 616.—Modificado. L. 223/95, art. 36. Libro fiscal de registro de operaciones. Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.

Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653.

D. 380/96.

ART. 13.—Obligaciones de los responsables del régimen simplificado. Los responsables del IVA pertenecientes al régimen simplificado deberán:

(...).

2. Llevar un libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 616 del estatuto tributario. El libro fiscal de registro de operaciones diarias será documento equivalente a la factura de venta.

3. Exigir a sus proveedores, responsables del régimen común, la expedición de factura o documento equivalente, donde aparezca discriminado el impuesto sobre las ventas que se genere en las transacciones correspondientes.

(...).

D. 380/96.

ART. 14.—Impuesto sobre las ventas como costo o gasto en renta. Los responsables del régimen simplificado pueden llevar como costo o gasto en la declaración de renta el impuesto sobre las ventas pagado en la adquisición de bienes y servicios gravados. Para este efecto se requiere:

1. Que el IVA se encuentre discriminado en la factura debidamente expedida, o documento equivalente.

2. Que los bienes y servicios adquiridos sean computables como costo o gasto de su actividad generadora de renta.

3. Que en el libro fiscal de registro de operaciones diarias se registre el valor total de las compras, incluyendo el impuesto sobre las ventas.

ART. 617.—Modificado. L. 223/95, art. 40. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta (§ 9260);

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio,

c) Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento .

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e) Fecha de su expedición .

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados .

g) Valor total de la operación.

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PAR.—En el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Res. 3878/96, DIAN.

ART. 1º—Sistema técnico de control de la actividad productora de renta. Adóptase el siguiente sistema técnico de control de la actividad productora de renta:

1. Modificado. Res. 5709/96, DIAN, art. 1º. Con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a facturar, se deberá solicitar autorización de la numeración ante la administración de impuestos y aduanas nacionales respectiva. Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generados por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente resolución.

2. La numeración será incluida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el registro que la entidad lleve para cada contribuyente y se incorporará a un sistema nacional informático, permitiendo su verificación en todo el país por las administraciones, como base para los programas de fiscalización que se deben adelantar en desarrollo del plan de choque contra la evasión.

3. La Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar a los obligados a facturar información sobre la numeración utilizada y el valor de los ingresos imputables a la misma, así como de los comprobantes de las máquinas registradoras con el objeto de controlar los ingresos, costos y gastos de la actividad productora de renta, para la correcta tasación del tributo.

El desarrollo del sistema técnico adoptado mediante la presente resolución comprende las etapas que se describen en los siguientes artículos.

D. 1165/96.

ART. 2º—Factura cambiaria. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, entendiéndose cumplido así el requisito señalado en el literal a) del artículo 617 del estatuto tributario.

PAR.—En la factura cambiaria de compraventa, tiquetes de transporte y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico como el sobreflex que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, se entenderá cumplida la exigencia señalada en el inciso primero del artículo 617 del estatuto tributario con la entrega de la copia al comprador.

NOTA: La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante concepto 57959 del 23 de julio de 1996, se pronunció acerca del tema de factura cambiaria y factura de venta; el texto completo de esta doctrina, puede ser consultado en la obra Procedimiento Tributario de esta casa editorial, bajo el tema de: "Otros deberes formales de los sujetos pasivos de obligaciones tributarias y de terceros".

D. 1165/96.

ART. 13.—Factura por computador. La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618* del estatuto tributario que permiten al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc.

E.T.

ART. 618-2—Adicionado. L. 223/95, art. 41. Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes obligaciones:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el estatuto tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.

3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.

4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio.

ART. 618-3.—Adicionado. L. 223/95, art. 42. Plazo para empezar a aplicar el sistema de facturación. Los nuevos requisitos establecidos en los artículos anteriores deberán cumplirse para la facturación expedida a partir del primero de Julio de 1996.

E.T.

ART. 615-1, INC. 2º—Modificado. L. 383/97, art. 32. Las entidades señaladas como agentes de retención del impuesto sobre las ventas, en el numeral 1º del artículo 437-2, deberán discriminar el valor del impuesto sobre las ventas retenido en el documento que ordene el reconocimiento del pago. Este documento reemplaza el certificado de retención del impuesto sobre las ventas.

C. Co.

ART. 826, INC. 1º—Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.

C.C.

ART. 1857, INC. 2º—La venta de los bienes raíces y servidumbres y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley, mientras no se ha otorgado escritura pública.

C. Co.

ART. 922.—La tradición del dominio de los bienes raíces requerirá, además de la inscripción del título en la correspondiente oficina de registro de instrumentos públicos, la entrega material de la cosa.

C. Co.

ART. 1046.—Modificado. L. 389/97, art. 3º. El contrato de seguro se probará por escrito o por confesión.

Con fines exclusivamente probatorios, el asegurador está obligado a entregar en su original, al tomador, dentro de los quince días siguientes a la fecha de su celebración el documento contentivo del contrato de seguro, el cual se denomina póliza, el que deberá redactarse en castellano y firmarse por el asegurador.

La Superintendencia Bancaria señalará los ramos y la clase de contratos que se redacten en idioma extranjero.

PAR.—El asegurador está también obligado a librar a petición y a costa del tomador, del asegurado o del beneficiario duplicados o copias de la póliza.

C. Co.

ART. 1047.—La póliza de seguro debe expresar además de las condiciones generales del contrato:

1. La razón o denominación social del asegurador.

2. El nombre del tomador.

3. Los nombres del asegurado y del beneficiario o la forma de identificarlos, si fueren distintos del tomador.

4. La calidad en que actúe el tomador del seguro.

5. La identificación precisa de la cosa o persona con respecto a las cuales se contrata el seguro.

6. La vigencia del contrato, con indicación de las fechas y horas de iniciación y vencimiento, o el modo de determinar unas y otras.

7. La suma asegurada o el modo de precisarla.

8. La prima o el modo de calcularla y la forma de su pago.

9. Los riesgos que el asegurador toma a su cargo.

10. La fecha en que se extiende y la firma del asegurador.

11. Las demás condiciones particulares que acuerden los contratantes.

ART. 877.—El deudor que pague tendrá derecho a exigir un recibo y no estará obligado a contentarse con la simple devolución del título; sin embargo, la posesión de éste hará presumir el pago.

C. Co.

ART. 189.—Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

C. Co.

ART. 431, INC. 2º—Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de la clausura.

Circ. D-001/91, Supersociedades.

En la elaboración de las actas han de observarse las siguientes reglas:

— Serán numeradas cronológicamente y en forma continua de modo que la de la primera reunión del año lleve el número siguiente al de la última del año anterior.

— Las actas deben ir encabezadas con la indicación de las siguientes informaciones:

1. Ciudad donde se efectúa la reunión.

2. Hora.

3. Fecha de la sesión.

4. Fecha en la que ella se convocó.

5. Indicación de quién hizo la citación y la calidad en que la efectuó.

6. Medio utilizado para convocarla.

7. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.

8. Nombre de la sociedad.

9. Lista de socios o accionistas que asistieron o que se hicieron representar, con indicación del número de cuotas o acciones de cada uno de ellos. Si concurren a través de apoderado, se expresará el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.

(...).

— El acta deberá contener la indicación de las personas que actúen o se designen como presidente y secretario, y, en su caso, el número de votos con que fueron elegidos, así como una síntesis de lo ocurrido en la reunión.

— De cada decisión se indicará el número de votos con que fue aprobada o negada.

— (...).

— El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisión para ese efecto.

E.T.

ART. 283.—Requisitos para su aceptación. Para que proceda el reconocimiento de las deudas, el contribuyente está obligado:

1. A conservar los documentos correspondientes a la cancelación de la deuda, por el término señalado en el artículo 632.

(...).

PAR.—Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar los pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.

E.T.

ART. 767.—Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.

E.T.

ART. 632-1.—Adicionado. L. 6ª/92, art. 44. Relación de retenciones de timbre. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 539-3, los contribuyentes y los agentes retenedores del impuesto de timbre, obligados a llevar contabilidad, deberán registrar la causación, recaudo, pago o consignación del impuesto en una cuenta destinada exclusivamente para ello. Los comprobantes de contabilidad respectivos deberán identificar plenamente el acto o documento gravado. Si a ellos no estuviere anexo el soporte correspondiente, tales comprobantes deberán indicar el lugar en donde se encuentre archivado el soporte de manera que en cualquier momento se facilite verificar la exactitud del registro.

(...).

L. 222/95.

ART. 193.—Procedimiento para entregar bienes excluidos. El liquidador hará entrega de los bienes que no formen parte del patrimonio a liquidar, a quien lo solicite por escrito, antes de que éstos hayan sido enajenados, siempre y cuando cumpla los siguientes requisitos:

1.  Acompañe prueba suficiente del derecho que le asiste.

2.  Obtenga concepto previo favorable de la junta asesora del liquidador.

Cumplidos los requisitos, se procederá a la entrega, para lo cual el liquidador levantará un acta en la que se identificará el bien que se excluye y entrega, así como el estado del mismo, y la que deberá suscribirse por el liquidador y quien reciba. Copias de la solicitud, de las pruebas allegadas y del acta se remitirán a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los cinco días siguientes a la entrega. Tales documentos servirán como soporte para descargar dicho valor de la contabilidad y modificar el inventario practicado.

PAR.—Si el liquidador o la junta asesora no accedieren a la entrega, darán traslado de toda la actuación a la Superintendencia de Sociedades, dando cuenta razonada de ello, para que ésta de plano decida lo pertinente.

NOTA: Los bienes excluídos del patrimonio a liquidar son: 1.  Las mercancías que tenga el deudor en su poder a título de comisión.

2.  Los títulos de crédito que se hayan enviado o entregado al deudor para su cobranza y los que haya adquirido por cuenta de otro, siempre y cuando estén emitidos o endosados directamente a favor del comitente.

3.  El dinero remitido al deudor fuera de cuenta corriente, en desarrollo de una comisión o mandato del comitente o mandante.

4.  Las mercancías que el deudor haya adquirido al fiado, mientras no se haya producido su entrega.

5.  Los bienes que tenga el deudor en calidad de depositario.

6.  Las prestaciones que por cuenta ajena, se estén debiendo al deudor, a la fecha de la apertura del trámite liquidatorio, si del hecho hubiere por lo menos un principio de prueba.

7.  Los documentos que estén en poder del deudor, siempre que los hubiere recibido por cuenta de un comitente, aun cuando, no estén otorgados a favor de éste.

8.  En general, las especies que aún encontrándose en poder del deudor pertenezcan a otra persona, para lo cual se deberá acreditar la prueba suficiente.

D. 807/93, AMB.

ART. 78-1.—Adicionado. D. 422/96, AMB, art. 1º. Documentos de control. Para efectos del control al cumplimiento de las obligaciones tributarias de los responsables de la sobretasa, éstos deberán llevar además de los soportes generales que exigen las normas tributarias y contables, una cuenta contable denominada "sobretasa a la gasolina por pagar", la cual en el caso de los distribuidores minoristas deberá reflejar el movimiento diario de ventas por estación de servicio o sitio de distribución, y en el caso de los demás responsables deberá reflejar el movimiento de las compras o retiros de gasolina motor durante el período.

En el caso de los distribuidores minoristas se deberá llevar como soporte de la anterior cuenta, un acta diaria de ventas por estación de servicio o sitio de distribución, de acuerdo con las especificaciones que señale la Dirección Distrital de Impuestos que será soporte para la contabilidad. Copia de estas actas deberá conservarse en la estación de servicio o sitio de distribución por un término no inferior a seis meses y presentarse a la administración tributaria al momento que lo requiera.

El incumplimiento de las obligaciones señaladas en este artículo constituye irregularidad y será sancionado en los términos del artículo 78 del presente decreto.

D.R. 2649/93.

ART. 124.—Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

ART. 51.—Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

C. Co.

ART. 53, INC. 2º—El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

ART. 776.—Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos de contabilidad. Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos exceden del valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes.

NOTA: Esta norma compiló el inciso 2º del artículo 78 del Decreto Extraordinario 1651 de 1961.

ART. 59.—Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.

E.T.

ART. 619.—En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT. En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria.

D.R. 825/78.

ART. 54.—Lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley 52 de 1977 (hoy E.T., art. 619) es aplicable a la correspondencia que tenga relación con el objeto, la actividad o la profesión de las personas allí relacionadas.

ART. 11.—En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria. El incumplimiento de este deber hará presumir la omisión de pagos declarados por terceros, por parte del presunto beneficiario de los mismos.

ART. 125.—Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

NOTA: El numeral 5º del artículo 125 del estatuto contable se refiere implícitamente al libro de actas, sin embargo, tanto este libro como el de accionistas y similares, que son también libros de comercio, están reglamentados más ampliamente en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, dentro de los artículos 130 y 131, por lo tanto las normas concordantes del Código de Comercio se incluirán bajo esas normas particulares.

ART. 48.—Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

C. Co.

ART. 49.—Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

[§ 6070] JURISPRUDENCIA.—Corresponde a la ley señalar cuáles son los libros obligatorios. "La Superintendencia de Sociedades opinó con carácter doctrinario, cuáles a su entender son los libros "indispensables" mas no obligatorios, como aquellos que por corresponder a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas por el mismo código, resultan de una manera razonable. Consideró así que de la obligación de registrar en orden cronológico las operaciones (art. 53), se deduce la necesidad del libro diario; de la obligación de utilizar el sistema de la partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar el mayor y del deber de hacer inventarios inicial y periódicos, así como de un balance general (art. 52), surge la de llevar el que se conoce como libro de inventarios y balances.

Pero esta armónica y muy juiciosa interpretación de las normas mencionadas, no ha sido elevada al canon reglamentario por respeto precisamente al artículo 49 que reservó a la LEY la determinación de los libros obligatorios y al artículo 48 que consagró la libertad de procedimientos técnico-contables, que bien pueden llevarse en medios distintos al tradicional de los "libros", siempre que garanticen el "conocimiento y prueba" de la historia clara, completa y fidedigna, tanto individual como general del comerciante.

El problema de la clase y número de libros es una cuestión eminentemente técnica que depende de los sistemas que autorice la ley y es susceptible de variar en la medida en que lo hagan éstos y los adopte la ley colombiana.

No es sólo cuestión de apariencia externa o de forma (para regular lo cual estaba facultado al gobierno), sino que tiene una significación mucho más amplia que se enlaza con el objeto mismo de la contabilidad y unas repercusiones jurídicas de mayor alcance, por todo lo cual su regulación no es materia de simple reglamento, sino de ley. Es al legislador a quien corresponde, inclusive antes de ensayar un posible listado de libros obligatorios, definir la orientación doctrinaria a favor del sistema de libertad relativa que impera el artículo 48 (de origen alemán) o a favor del artículo 50 que en buena parte corresponde al sistema restricitivo (de raigambre en el antiguo código francés)." (C.E, Sec. Cuarta, Sent. mar. 25/88).

ART. 56.—Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

Obligación de llevar libros de contabilidad desde el punto de vista fiscal. "Se encuentra que las disposiciones de carácter fiscal no establecen límite alguno a partir del cual un contribuyente o declarante se encuentra obligado a llevar libros de contabilidad, remitiéndose para el efecto a las disposiciones del Código de Comercio. Es así como el artículo 773 del estatuto tributario, al considerar lo referente a las formas y requisitos para llevar la contabilidad, para efectos fiscales se sujeta a lo dispuesto en el título IV del libro I del Código de Comercio. Sin embargo, necesario es precisar que según lo dispuesto en el artículo 781 del estatuto tributario "La existencia de contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligación de llevarla", lo cual acontece en el caso de los comerciantes, los cuales se encuentran en la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales, según lo establece el numeral 3º del artículo 19 del estatuto mercantil. Así mismo, para la determinación de quién es comerciante, habrá que estarse a lo consagrado especialmente en los artículos 20 y 23 del mismo Código de Comercio". (DIAN, Conc. 42238, jun. 21/95).

Obligaciones contables de un profesional independiente que pertenece al régimen común." La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales, no se entiende como actividad mercantil, por lo tanto sus deberes y obligaciones no se rigen por el Código de Comercio.

Sin embargo, debe tener en cuenta que, no sólo los comerciantes están obligados a llevar contabilidad; existen disposiciones legales que regulan otras materias, como por ejemplo las normas tributarias (E.T., art. 87, inc. 2º, entre otros), que exigen a sujetos pasivos no comerciantes, caso de los que prestan servicios profesionales, a llevar contabilidad. Si pertenecen al régimen común en el IVA, otras normas señalan lo propio.

Recuérdese que la disposición relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga carácter general (C.C., art. 10, num. 1º).

Los artículos 509, 485 y 511 del estatuto tributario disponen que los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común, deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor o de balance cuya denominación es "impuesto a las ventas por pagar".

Por último, de acuerdo con el Código de Comercio (art. 49) y el Decreto 2649 de 1993 (arts. 125 y ss.), no existe una camisa de fuerza para que los interesados estén obligados a llevar ciertos y determinados libros; la exigencia de acuerdo con la ley, la naturaleza del ente económico y de sus operaciones, implican que se lleven los libros necesarios para garantizar la autenticidad y totalidad de las operaciones económicas realizadas en forma clara, completa y fidedigna. Para cumplir con las disposiciones legales que hagan referencia a libros de contabilidad, bastará con atender los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para la comprensión de aquéllos.

Cabe observar, que de acuerdo con el artículo 774 del estatuto tributario, tanto para los obligados legalmente a llevar contabilidad, como para los que no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos constituyen prueba suficiente si: 1. Están registrados en la cámara de comercio (en el caso de los comerciantes), o en la administración de impuestos nacionales (para los no comerciantes); 2. Están respaldados por comprobantes internos y externos; 3. Reflejan completamente la situación de la persona natural o entidad; 4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos, que no estén prohibidos por la ley; 5. No encontrarse dentro de las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio.". (DIAN, Conc. 57930, jul. 23/96)

ART. 126.—Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

L. 222/95.

ART. 44.—Expedición de reglamentos. Corresponde al Gobierno Nacional expedir la reglamentación sobre:

ART. 44.—Expedición de reglamentos. Corresponde al Gobierno Nacional expedir la reglamentación sobre:

(...).

3.  Los libros que deberán registrarse, los requisitos de tal registro y la entidad ante quien se deba cumplir la diligencia correspondiente".

ART. 19.—Es obligación de todo comerciante:

(...).

2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

(...).

C. Co.

ART. 28.—Deberán inscribirse en el registro mercantil:

(...).

7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;

(...).

El registro de actas es excepcional. "Por regla general las actas de juntas no necesitan inscripción; la excepción a dicho principio opera cuando por mandato legal se exige la formalidad, para efectos de dar publicidad a actos que interesan a terceros.

Así las cosas, sólo es procedente el registro de las actas cuando el legislador lo exige expresamente, bajo la consideración que su contenido debe ser conocido por los terceros. En consecuencia, en las actas de juntas de socios se registran aquellas que contengan los siguientes actos:

1. Las designaciones de miembros de junta directiva —cuando existe dicho órgano— así como la designación de representantes legales y de los revisores fiscales (C. Co., art. 163).

2. La apertura de sucursales, así como el nombramiento de factores de las mismas.

3. Las que limiten los actos del gerente a una determinada cuantía, cuando la misma se haga en desarrollo del contrato social, y por haberse previsto tal situación en los estatutos (En los demás actos es necesaria la escritura pública).

De las actas de juntas directivas, se registrarán las correspondientes a los nombramientos de representantes legales, cuando se trata de un asunto de su competencia. De existir este órgano y en el evento que tenga asignada la función de regular lo que competa a sucursales deberá emitir las actas de apertura y cierre de las mismas, así como de nombramiento de factores". (Cámara de Comercio de Bogotá, Ofi. 03-370, mar. 6/84).

ART. 29.—El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o los decretos reglamentarios:

(...).

4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

ART. 39.—El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:

1. En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.

2. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de datos mencionados en el ordinal anterior.

Res. 1072/96, Superindustria.

ART. 10.—Para efectos de inscripción de los libros será necesario acreditar ante la respectiva cámara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios, por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público.

Res. 1072/96, Superindustria.

ART. 11.—Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cámara insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:

a) Cámara de comercio;

b) Fecha de inscripción;

c) Número de inscripción y libro en el cual se efectuó;

d) Personas a quien pertenece;

e) Nombre del libro o uso al que se destina, y

f) Número de hoja útiles de que está compuesto.

Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

Registro de los libros de contabilidad. "Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la cámara de comercio.

Los libros que deben inscribir son:

1. Personas naturales.

a) Libro mayor y balances;

b) Libro diario, y

c) Libro de inventarios y balances.

2. Las sociedades.

a) Libro mayor y balances;

b) Libro de inventarios y balances;

c) Libro diario, y

d) Libro de actas, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.

Pasos a seguir en la inscripción de libros:

1. Adquirir los libros.

2. Solicitar mediante carta firmada por el representante legal, el revisor fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la inscripción de los mismos, indicando claramente los siguientes datos:

a) Nombre o destino de cada uno de los libros;

b) Número de hojas de cada libro consignando el rango, si no parte exactamente de cero, y

c) Nombre completo del propietario, es decir, a nombre de quién debe quedar registrado cada uno de los libros.

La fecha de la carta debe coincidir, necesariamente, con la del día en que se efectúe la inscripción.

Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido por el empresario para denominar los mismos.

La cámara de comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como hace la administración de impuestos nacionales.

Los libros deben presentarse rotulados con el nombre de la sociedad o persona(s) a quien(es) pertenezca(n). Numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.

Los libros que se entregan para inscripción se deben retirar en un plazo máximo de 90 días. De lo contrario, la cámara de comercio procederá a destruirlos ante testigos, consignando tal hecho en un acta". (Cámara de Comercio de Bogotá. Guía para constituir y formalizar una empresa N° 1, págs. 30 a 32).

Requisitos y formulario para la inscripción de libros en la Cámara de Comercio de Bogotá. "Cámara de Comercio de Bogotá, inscripción de libros.

Horario de recepción: 8:00 am a 1:00 pm.

Horario de entrega: 1:00 pm a 3:00 pm (día hábil siguiente).

Requisitos:

1. Carta firmada por el representante legal o persona natural, solicitando la inscripción del (los) libro(s).

· Cuando se trate de una sociedad de hecho, la carta podrá ser firmada por cualquiera de los socios.

· Si es una copropiedad, la carta debe estar firmada por todos los copropietarios.

La carta debe indicar:

· Nombre completo de la sociedad o persona natural propietaria de los libros.

· Cuando el libro se refiere a un establecimiento de comercio, se indicará el nombre completo del propietario y a continuación el nombre completo del establecimiento de comercio.

· Nombre o destino del libro.

· Número de hojas útiles del libro.

· Los libros de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, deben contener un código que los identifique.

Código:

Es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el comerciante. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas del(los) libro(s), junto con la numeración consecutiva.

· No puede usarse como código la misma destinación del(los) libro(s).

2. El(los) libro(s) debe(n) traerse en blanco, numerado(s), codificado(s) —si es el caso— y rotulado(s).

· En el rótulo debe indicarse el nombre del propietario y el destino del libro.

3. Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:

· Traer el libro anterior.

· Presentar certificación del revisor fiscal o de un contador público que indique la terminación del(los) libro(s).

· En caso de pérdida del(los) libro(s) debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.

4. Eventos especiales:

· Cuando la sociedad propietaria del(los) libro(s) se encuentra vigilada por la Superintendencia Bancaria o la Superintendencia de Valores, debe anexar a la solicitud, certificado de representación legal, expedido por la entidad vigilante.

· Las sociedades civiles inscritas en el registro mercantil pueden registrar sus libros de contabilidad.

· Cuando se trate de copropiedades de edificios únicamente se registran en la cámara de comercio los libros de actas; para tal efecto, debe anexarse a la solicitud copia auténtica del reglamento de copropiedad y el documento contentivo del nombramiento del administrador.

· Las entidades sin ánimo de lucro deben llevar libros de contabilidad y registrarlos en la oficina de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio, excepto las entidades de derecho público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, diócesis, comunidades religiosas, y aquéllas que de acuerdo con la legislación canónica tengan el carácter de conferencias episcopales y de superiores mayores, iglesias particulares, parroquias y seminarios (D. 2500/86; D. 624/89; L. 20/74).

· Las entidades sometidas al control y vigilancia del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas*, no están obligadas a registrar los libros de contabilidad en la administración de impuestos, pero podrán hacerlo en la oficina regional del Departamento Administrativo de Cooperativas del domicilio correspondiente (D. 2500/86; Res. 2696/91, Dancoop).

Cuando los reclame tenga en cuenta:

· Que se encuentre totalmente rubricado y que el sello de registro contenga los datos correctos del propietario, destino y número de hojas, como quiera que por su seguridad la cámara no modifica ni adiciona los registros después de retirados los libros de las oficinas.

· Por su seguridad, en caso de extravío del recibo, debe presentarse carta firmada por quien solicitó el registro, informando esta situación y requiriendo la entrega.

Para su comodidad anexamos el formato de solicitud de registro de libros.

Santafé de Bogotá, D.C.,

Señores

Cámara de Comercio de Bogotá

Departamento de registro mercantil

Ciudad

Apreciados señores:

Atentamente les solicito el registro de los siguientes libros, pertenecientes a:

Indico, para el efecto, el número de la matrícula en el registro mercantil:

Nombre del libro Cantidad Código Numeración

hojas útiles De: A:

_____________ _________ __________ ___________

_____________ _________ __________ ___________

_____________ _________ __________ ___________

_____________ _________ __________ ___________

Cordialmente,

_______________ _______________

Nombre Firma

C.C.Nº

REPRESENTANTE LEGAL DE LA SOCIEDAD, O PERSONA NATURAL MATRICULADA

Instrucciones básicas

1. Diligenciar la presente solicitud SIN TACHONES, BORRONES, NI ENMENDADURAS —TOTALMENTE A MÁQUINA O EN LETRA IMPRENTA— es el soporte del registro del libro.

2. El nombre del propietario debe ser completo, tal como figura registrado.

3. Los libros de formas continuas, removibles o series continuas de tarjetas, deben contener un código que los identifique.

Código. Es un distintivo de máximo cinco (5) caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el comerciante. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas del libro, junto con la numeración consecutiva. No puede usarse como código la misma destinación del libro.

4. El libro debe traerse en blanco, numerado, codificado (si es el caso) y rotulado.

En el rótulo debe indicarse el nombre del propietario y el destino del libro.

5. La presente solicitud sólo puede ser firmada por:

o Alguno de los representantes legales de la sociedad propietaria del libro, que estén registrados en la cámara de comercio.

o La persona natural matriculada propietaria del libro.

Aclaración. Hoja: es igual a folio.

Página. Una hoja o un folio tienen dos páginas, una por cada cara.

Para una mayor claridad es importante indicar en la solicitud la numeración inicial y final que trae impresa el libro". (Cámara de Comercio de Bogotá, Instructivo mar. /94).

* NOTA: A partir de la vigencia de la Ley 454 de 1998, el antiguo Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, Dancoop, se transformó en Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, asumiendo funciones transitorias de inspección, control y vigilancia, hasta que se organice la nueva Superintendencia de la Economía Solidaria.

ART. 1º—Actos, contratos y negocios jurídicos sujetos al impuesto de registro. Están sujetas al impuesto de registro, en los términos de la Ley 223 de 1995, las inscripciones de los documentos que contengan actos, providencias, contratos o negocios jurídicos en que los particulares sean parte o beneficiarios que, por normas legales, deban registrarse en las cámaras de comercio o en las oficinas de registro de instrumentos públicos.

La matrícula mercantil o su renovación, la inscripción en el registro nacional de proponentes y la inscripción de los libros de contabilidad no se consideran actos, contratos o negocios jurídicos documentales.

ART. 127.—Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico (§ 6845).

C. Co.

ART. 66.—El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

E.T.

ART. 780.—Lugar de presentación de los libros de contabilidad. La obligación de presentar libros de contabilidad deberá cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos.

D.R. 2649/93.

ART. 128.—Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

PAR.—Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

ART. 57.—En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ART. 129.—Inventario de mercancías. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1. Clase y denominación de los artículos.

2. Fecha de la operación que se registre.

3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.

4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

PAR.—Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5º, 6º y 7º de este artículo.

D.R. 2649/93.

ART. 130.—Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior (§ 6976).

ART. 195, INC. 2º—Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él se anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.

C. Co.

ART. 361.—La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la cámara de comercio, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aun por vía de remate.

ART. 131.—Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

C. Co.

ART. 195, INC. 1º—La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

C. Co.

ART. 431, INC. 1º—Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Éstas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.

L. 222/95.

ART. 21.—Actas. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.

PAR.—Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado.

NOTA: Los artículos 19 y 20 citados, se refieren a las reuniones no presenciales y a otros mecanismos para la toma de decisiones en la asamblea o junta de socios.

D.R. 2649/93.

ART. 132.—Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

NOTA: El Código de Comercio en su artículo 57 numeral 3º, establece que los errores u omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advirtieren.

D.R. 836/91.

ART. 19.—Ajustes contables por corrección a la declaración. Cuando un contribuyente, agente de retención, responsable o declarante, proceda a corregir una declaración tributaria, deberá hacer en el año en que efectúe la corrección, los ajustes contables del caso, para reflejar en su contabilidad las modificaciones efectuadas.

ART. 133.—Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.

En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.

NOTA: El estatuto tributario en su artículo 654, literal c) establece como hecho irregular en la contabilidad la no exhibición de los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias los exigieren, es decir, que además de tenerse probados en contra los hechos que la contraparte se proponga demostrar (E.T., art. 781), el ente económico tendrá una sanción pecuniaria representada en la sanción por libros establecida en el artículo 655 del estatuto tributario, en razón a que no presentó los libros.

FUENTE CONSTITUCIONAL DE LA EXHIBICIÓN

C.N.

ART. 15, INC. 3º—Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

C. Co.

ART. 61.—Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.

C. Co.

ART. 213.—El revisor fiscal tendrá derecho a intervenir(...).

Tendrá así mismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas y demás papeles de la sociedad.

C. Co.

ART. 314.—Aún delegada la administración, los socios tendrán derecho de inspeccionar, por sí mismos o por medio de representantes, los libros y papeles de la sociedad en cualquier tiempo.

C. Co.

ART. 328.—El comanditario tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, los libros y documentos de la sociedad.

Pero si tiene un establecimiento dedicado a las mismas actividades del establecimiento de la sociedad o si forma parte de una compañía dedicada a las mismas actividades, perderá el derecho a examinar los libros sociales.

C. Co.

ART. 447.—Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.

Los administradores y funcionarios directivos así como el revisor fiscal que no dieren cumplimiento a lo preceptuado en este artículo, serán sancionados por el superintendente con multas sucesivas (de diez mil a cincuenta mil pesos)* para cada uno de los infractores.

* NOTA: El inciso 2º del artículo 447 puede considerarse derogado tácitamente por el inciso final del artículo 48 de la Ley 222 de 1995 (§ 6850). Ahora la sanción no es multa sino destitución. Sin embargo, es posible que algunos intérpretes adviertan matices de diferencias entre los dos incisos y concluyan que son complementarios; con este criterio, por tanto, puede haber casos en que no se destituya a los funcionarios sino que se les multa. La multa, entonces será la establecida, de manera general, hasta un límite máximo de 200 salarios mínimos legales mensuales.

C. Co.

ART. 369.—Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía.

Es obvio que para el cabal desempeño de sus funciones y el cumplimiento de las obligaciones, la junta directiva debe tener fácil acceso a la información necesaria. Por lo tanto, si para llevar a efecto su tarea es indispensable la inspección y revisión de los libros o papeles de la sociedad, debe por consiguiente permitírsele en cualquier tiempo tal posibilidad. Es de anotar, que la atribución en mención, debe adelantarla el referido órgano administrativo como tal, bien directamente o por medio de una comisión que de su seno se elija; pero en modo alguno puede un miembro de la junta directiva de manera independiente al citado órgano, a motu proprio inspeccionar los libros y demás papeles sociales de la compañía, actuando en forma ajena, lo cual no es posible, por cuanto la junta directiva por ser un cuerpo colegiado, debe proceder como tal." (Supersociedades, Conc. 33850, jun. 9/95).

Inspección de libros de contabilidad por un socio.

"(...).

1. El derecho de inspección que una persona tenga sobre los libros y documentos de una sociedad limitada lo adquiere por el solo hecho de ser socio y lo mantendrá hasta cuando deje ser socio.

2. El socio podrá ejercer el derecho de inspección en comento, en cualquier tiempo (...) y es quien decide libremente si ejerce el derecho de inspección directamente o si resuelve designar un representante para tal fin, caso en el cual comunicará a la sociedad por cualquier medio el nombre de su representante para estos efectos.

3. No existe norma alguna que obligue a que quien vaya a realizar la inspección deba ser contador público. El único requisito como ya se dijo es ser socio de la sociedad en que se va a realizar la inspección y el socio podrá a su arbitrio designar a una persona que puede o no ser contador público para realizarla." (CTCP, Bol. 13, Conc. 3, ago./97).

C. Co.

ART. 64.—Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.

NOTA: La Ley 222 de 1995 suprimió la quiebra y estableció un trámite concursal llamado liquidación obligatoria.

ART. 63.—Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:

1. Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones.

2. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común.

3. En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal.

4. En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.

C. Co.

ART. 65.—En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la controversia.

La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.

E.T.

ART. 684.—Facultades de fiscalización e investigación. La administración tributaria tiene amplias facultades de fiscalización e investigación para asegurar el efectivo cumplimiento de las normas sustanciales.

Para tal efecto podrá:

(...).

d) Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados;

e) Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.

(...).

D.R. 825/78.

ART. 25.—La administración tributaria podrá practicar todas las investigaciones conducentes a obtención del efectivo cumplimiento de las obligaciones fiscales especialmente las siguientes:

(...).

d) Ordenar la exhibición y examen parcial o general de los libros, comprobantes y documentos tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.

E.T.

ART. 779.—Modificado. L. 223/95, art. 137. Inspección tributaria. La administración podrá ordenar la práctica de inspección tributaria, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravables declarados o no, y para verificar el cumplimiento de las obligaciones formales.

Se entiende por inspección tributaria, un medio de prueba en virtud del cual se realiza la constatación directa de los hechos que interesan a un proceso adelantado por la administración tributaria, para verificar su existencia, características y demás circunstancias de tiempo, modo y lugar, en la cual pueden decretarse todos los medios de prueba autorizados por la legislación tributaria y otros ordenamientos legales, previa la observancia de las ritualidades que les sean propias.

La inspección tributaria se decretará mediante auto que se notificará por correo o personalmente, debiéndose en él indicar los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.

La inspección tributaria se iniciará una vez notificado el auto que la ordene. De ella se levantará un acta que contenga todos los hechos, pruebas y fundamentos en que se sustenta y la fecha de cierre de investigación debiendo ser suscrita por los funcionarios que la adelantaron.

Cuando de la práctica de la inspección tributaria se derive una actuación administrativa, el acta respectiva constituirá parte de la misma.

D.R. 1000/97.

ART. 9º—Verificación dentro del proceso de devolución o compensación. Para la verificación y control de las devoluciones o compensaciones de que trata el artículo 856 del estatuto tributario, la administración competente podrá solicitar la exhibición de los registros contables y los respectivos soportes, con el fin de constatar la existencia de las retenciones, impuestos descontables o pagos en exceso que dan lugar al saldo solicitado en devolución o compensación.

Esta verificación podrá realizarse sobre la contabilidad del solicitante y sobre la de quienes figuren como sus proveedores o agentes de retención.

D. 1354/87.

ART. 2º—Cuando la administración tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, éstos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.

Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.

Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deberá exhibir los libros a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición.

D. 807/93, AMB.

ART. 114.—Adicionado. D. 422/96, AMB, art. 1º. Exhibición de la contabilidad. Cuando los funcionarios de la administración tributaria distrital, debidamente facultados para el efecto, exijan la exhibición de los libros de contabilidad, los contribuyentes deberán presentarlos dentro de los ocho días siguientes a la notificación de la solicitud escrita, si la misma se efectúa por correo, o dentro de los cinco días siguientes, si la notificación se hace en forma personal.

Cuando se trate de verificaciones para efectos de devoluciones o compensaciones, los libros deberán presentarse a más tardar el día siguiente a la solicitud de exhibición.

La exhibición de los libros y demás documentos de contabilidad deberán efectuarse en las oficinas del contribuyente.

PAR.—En el caso de las entidades financieras, no es exigible el libro de inventarios y balances. Para efectos tributarios, se exigirán los mismos libros que haya prescrito la respectiva superintendencia.

INSPECCIÓN CONTABLE

E.T.

ART. 782.—Modificado. L. 223/95, art. 138. Inspección contable. La administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.

De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes.

Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en el acta.

Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación.

NOTA: La práctica de la inspección contable también puede ser ordenada por la administración tributaria distrital, según lo señala el artículo 84-1 del Decreto 807 de 1993, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, adicionado por el artículo 1º del Decreto 422 de 1996, cuyo contenido es el mismo de los artículos 138 y 271 de la Ley 223/95.

E.T.

ART. 779-1.—Adicionado. L. 383/97, art. 2º. Facultades de registro. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrá ordenar mediante resolución motivada, el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de personas naturales.

En desarrollo de las facultades establecidas en el inciso anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá tomar las medidas necesarias para evitar que las pruebas obtenidas sean alteradas, ocultadas o destruidas, mediante su inmovilización y aseguramiento.