PLAN UNICO DE CUENTAS
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
SÍNTESIS: El plan único de cuentas es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana, cuyo fundamento legal encuentra asidero en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos, establecida en el artículo 53 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, actual reglamento de la contabilidad en Colombia.
Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable y generan múltiples beneficios para sus usuarios. En la actualidad existen quince (15) planes únicos de cuentas a saber:
1. PUC para comerciantes
2. PUC para el sector financiero
3. PUC para el sector asegurador
4. PUC para fondos de cesantías
5. PUC para fondos de pensiones
6. PUC de los fondos de reservas para pensiones de régimen solidario de prima media con prestación definida.
7. PUC para entes vigilados por la Superintendencia de Valores
8. PUC para entes vigilados por Dancoop*.
9. PUC para los hospitales
10. PUC para las casas de cambio y cambistas.
11. PUC para las cajas de compensación familiar.
12. PUC para los fondos de pensiones administrados por la Caja de Auxilios y de Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles "Caxdac".
13. PUC para entidades públicas.
14. PUC para el Banco de la República.
15. PUC para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios.
El plan único de cuentas para comerciantes establecido inicialmente por el Decreto 2195 de 1992, ha sufrido cuatro (4) modificaciones desde entonces, reglamentadas a través de los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. Su desarrollo se basó en un minucioso análisis de los planes de cuentas y manuales de contabilidad de las empresas más representativas del país, garantizando así su operatividad en la vida económica nacional.
El plan es obligatorio a partir del 1º de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad.
El PUC para comerciantes plasma bajo un solo criterio y una sola codificación, la contabilidad de cada actividad económica y consta de un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para el registro contable de las transacciones del ente económico; la clasificación de actividades económicas que contempla el PUC, es la adoptada por la revisión 3 del CIUU, es decir, por la clasificación industrial internacional uniforme de actividades económicas de las Naciones Unidas. En materia de registro contable en libros y presentación de estados financieros, la legislación establece que los libros deben llevarse según el PUC y que los estados financieros básicos seguirán las denominaciones indicadas en su catálogo de cuentas.
En esta parte de la obra se incluyen las modificaciones efectuadas al PUC para comerciantes, a partir del Decreto 2650 de 1993, contenidas en los decretos 2894 del 30 de diciembre de 1994, 2116 del 21 de noviembre de 1996 y 95 del 16 de enero de 1997. Las modificaciones introducidas por el Decreto 2116 de 1996 se refieren a la inclusión y redenominación de cuentas y subcuentas del catálogo de cuentas y a los cambios o precisiones hechos a las descripciones y dinámicas de las cuentas modificadas o incluidas. Los cambios principales son los siguientes:
— Se incorporaron los códigos y la denominación de la subcuenta del activo y cuenta del pasivo llamada "Impuesto a las ventas retenido" resultantes de las disposiciones contempladas en la ley de racionalización tributaria (L. 223/95) y su decreto reglamentario, en materia de retención en la fuente del impuesto sobre las ventas, (D.R. 380/96), precisando su dinámica. También se agregaron los códigos y denominaciones de la subcuenta del activo y cuenta del pasivo denominada "Impuesto de industria y comercio retenido" utilizadas para el registro contable de la retención en la fuente del impuesto de industria y comercio. La norma amplía la dinámica de las cuentas del pasivo "impuesto sobre las ventas por pagar" e impuesto "de industria y comercio" incluyendo el manejo de la aplicación de las retenciones efectuadas en estos dos impuestos.
— La disposición aclara la imputación contable de las operaciones de adquisición de bienes bajo la modalidad de arrendamiento financiero (leasing), cuyo tratamiento también fue contemplado en la ley de racionalización tributaria de 1995. En este caso se incluyen subcuentas del activo y del pasivo, se hace claridad en la dinámica de las cuentas de activo, pasivo y cuentas de orden deudoras y acreedoras relacionadas con el tema.
— Para la contabilización de los aportes a sociedades administradoras de riesgos profesionales, ARP se adicionan subcuentas del pasivo y de gastos relacionadas, efectuando las precisiones necesarias en las dinámicas de las cuentas correspondientes del pasivo y de los gastos operacionales de administración y de ventas.
— Finalmente, se redenominan las subcuentas previstas en el pasivo y en los gastos operacionales de ventas y de administración para el registro de los aportes al ISS, ampliando su concepto al de aportes a entidades promotoras de salud, EPS, como una denominación más genérica.
Las modificaciones señaladas por el Decreto 95 del 16 de enero de 1997, se refieren a la adición en el catálogo, de las cuentas y subcuentas relacionadas con los registros contables de la aplicación del método de participación para las inversiones, así como la inclusión de la descripción y dinámica de las cuentas pertinentes.
Las modificaciones introducidas al PUC por los decretos 2116 de 1996 y 95 de 1997, entran en vigencia a partir de la fecha de su publicación y deben ser adoptadas por todos los usuarios del mismo.
OBJETIVO
D.R. 2650/93.
ART. 1º—El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (§ 1693).
Beneficios que se consideraron para la adopción del plan único de cuentas para comerciantes. "Para el mercado de capitales. Las decisiones de inversión en el mercado de capitales en la actualidad, no se llevan a cabo en condiciones óptimas, debido a la falta de una información contable confiable y comparable.
En el momento de tomar una decisión un inversionista se ve enfrentado hoy en día a dos fenómenos que la dificultan. Por un lado, no puede diagnosticar confiablemente la situación de una empresa, porque la carencia de un sistema contable uniforme permite en cierto modo que los estados financieros de las compañías reflejen el criterio del contador o revisor fiscal en el registro de algunas transacciones sobre las que no existe suficiente claridad. Por otro lado, al no existir uniformidad entre la contabilidad de una empresa y otra, no puede hacer comparaciones ciertas en materia de rentabilidad-riesgo.
Lo anterior desestimula la participación en el mercado de capitales y hace que los recursos no se asignen siempre a las inversiones más productivas, pues el no contar con un eficiente sistema de información contable puede hacer incurrir en decisiones erradas a los inversionistas.
El aporte del plan único de cuentas, al mercado de capitales, es entonces invaluable. Los inversionistas contarán con un sistema de información homogéneo permitiéndoles adelantar diagnósticos y comparaciones veraces, que les ayudarán a tomar decisiones adecuadas. Además, al facilitar la comprensión y aumentar la credibilidad de la información contable, el PUC disminuirá la incertidumbre y creará un clima de confianza que estimulará la incursión de nuevos inversionistas al mercado de capitales.
Para el sector financiero. El análisis de los estados financieros presentados por las empresas a las entidades del sector financiero para evaluar el riesgo, es dispendioso y poco confiable, por estar basado en sistemas de información heterogéneos, que hacen que las decisiones de crédito sean lentas y a veces equivocadas. El plan único de cuentas facilitará entonces la toma de decisiones para el otorgamiento de crédito, haciéndolo más ágil y con menor grado de riesgo, lo que redundará en una disminución de costos y en una cartera más sana.
Para los empresarios. En ocasiones, la administración de una empresa no puede comparar el desempeño de la misma de un año a otro, porque eventualmente el cambio de su contador o su revisor fiscal hizo que se registraran contablemente de diferente manera, transacciones de igual naturaleza. Con la implementación del plan único de cuentas, la contabilidad, como herramienta de control gerencial será optimizada, al brindarle a la administración información veraz, en favor de la toma de decisiones gerenciales acertadas, y comparable para que pueda evaluar más adecuadamente el desempeño de la empresa en el tiempo.
Para promover la participación en los mercados de capitales internacionales. Los empresarios colombianos podrán acceder a los mercados de capitales internacionales como fuente de financiación, únicamente si le garantizan a los potenciales inversionistas extranjeros que la información financiera que le suministra la empresa es confiable.
Para la inversión extranjera. La existencia de un sistema de información contable claro y uniforme es una condición básica para atraer recursos de inversionistas extranjeros al sector productivo nacional.
Para la economía nacional. De todas las anteriores consideraciones se concluye que el PUC es altamente benéfico para la economía nacional pues producirá los siguientes efectos:
—Promoverá la movilidad de capitales.
—Logrará una mayor eficiencia en la asignación de recursos que se verán orientados a las inversiones más productivas.
—Fortalecerá el mercado de capitales.
—Orientará el ahorro al sector productivo". (Plan único de cuentas, importante aporte al desarrollo del país. Revista N° 2, El contador público, Instituto Nacional de Contadores Públicos, mayo 1993, págs. 26 y 27).
CONTENIDO
D.R. 2650/93.
ART. 2º—El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
CATÁLOGO DE CUENTAS
D.R. 2650/93.
ART. 3º—Modificado. D. 2894/94, art. 1º. El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas de orden identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.
DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS
D.R. 2650/93.
ART. 4º—Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.
CAMPO DE APLICACIÓN
D.R. 2650/93.
ART. 5º—El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominarán entes económicos.
No estarán obligados a aplicar el plan único de cuentas de que trata este decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y cooperativo para quienes se han expedido planes de cuentas en virtud de legislación especial.
NOTA: Con el fin de dar a conocer cuál es la legislación aplicable a cada PUC que ha sido expedido, se ha preparado un cuadro que señala estas disposiciones. Por favor consultarlo bajo el § 7565.
EL PUC PARA COMERCIANTES NO SE APLICA A LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Las entidades sin ánimo de lucro no están obligadas a utilizar el PUC. " (...) Tratándose de las entidades sin ánimo de lucro, debe destacarse que la característica o elemento fundamental que las diferencia de las que de manera profesional se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles y que por lo tanto hacen que aquellas deban substraerse del régimen aplicable a éstas, es precisamente la ausencia de ánimo lucrativo, en la medida en que las utilidades o ganancias que se generen en el desarrollo de sus operaciones no son elemento que necesariamente deban darse en la ejecución de éstas, de una parte, o de la otra, que no están destinadas al beneficio económico de su fundador o asociados sino al ejercicio o mejoramiento de lo que constituya su actividad, generalmente demarcada bajo el concepto de beneficio social.
Desde tal punto de vista, es claro entonces que las llamadas entidades sin ánimo de lucro, sean fundaciones, corporaciones, etc., no están obligadas a dar aplicación al plan único de cuentas de que trata el Decreto 2650 citado, ya que si bien alguna de ellas están sujetas a la obligación de llevar libros de contabilidad, dicha obligación no emana del estatuto regulador de los comerciantes y de la actividad mercantil (C. Co.), sino de otras regulaciones como lo son en un momento dado las normas de orden tributario." (Supersociedades. Ofi. 220-7810/94).
NOTA: La Superintendencia de Sociedades reitera el anterior pronunciamiento en el Concepto 26713 del 2 de noviembre de 1994.
NORMAS DE APLICACIÓN
D.R. 2650/93.
ART. 6º—Modificado. D. 2894/94, art. 2º. El plan único de cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:
1. Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.
No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencias entre éstas y las contenidas en el catálogo del plan único de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de cuentas del mencionado plan.
Los entes económicos que decidan utilizar la tabla de equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente.
Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura del plan único de cuentas.
2. Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.
TABLA DE EQUIVALENCIA DEL PUC
Circ. Externa 003/94, Supersociedades.
Teniendo en cuenta que el artículo 6º del Decreto 2650 citado, permite que para la identificación de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, se pueden utilizar internamente códigos diferentes, caso en el cual debe elaborarse una tabla de equivalencias para dichas codificaciones, resulta conveniente hacer las siguientes precisiones respecto de la aplicación de dicha tabla:
1. La tabla de equivalencia es un instrumento excepcional previsto en el referido decreto como un mecanismo que tiene como finalidad obvia el que los entes económicos con sistemas complejos de información contable debidamente organizados, que incluyen la utilización uniforme de codificaciones y denominaciones en el registro de sus cuentas, puedan sustituir, para efectos del manejo e información exclusivamente interna, la utilización del plan único de cuentas.
Dado este carácter excepcional, quienes utilicen dichas tablas, podrán hacerlo permanentemente y no sólo para el año 1994, sin estar obligadas a realizar los registros en comprobante contable con la codificación establecida en el Decreto 2650 de 1993.
2. Así mismo, con referencia a los registros en libros oficiales, éstos deberán hacerse, por lo menos mensualmente, utilizando el sistema PUC hasta el nivel de cuentas o de cuatro dígitos tanto en su estructura, como en sus denominaciones y códigos.
3. En cuanto a la obligación de tener dicha tabla a disposición de quien lo solicite, debe señalarse que tal obligación se entiende únicamente en relación con las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico.
4. Cuando se utilice tabla de equivalencia, debe hacerse como mínimo a nivel de cuatro (4) dígitos pero en tal caso, la sociedad debe prever mecanismos que le permitan en todo momento atender los requerimientos que le formule esta superintendencia u otra entidad pública respecto de la convertibilidad al sistema PUC de cualquier clase, grupo, cuenta o subcuentas.
5. Los entes económicos que decidan utilizar tabla de equivalencia, deben informarlo de manera inmediata a la entidad de inspección o vigilancia correspondiente. Mientras no se reciba la comunicación respectiva, se entenderá que el ente aplica la totalidad de códigos y denominaciones contenidas en el Decreto 2650 de 1993, a nivel de comprobante contable.
NOTA: El Decreto Reglamentario 2650 de 1993 fue modificado por el Decreto 2894 de 1994.
AUXILIARES
D.R. 2650/93.
ART. 7º—Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.
AJUSTES POR INFLACIÓN
D.R. 2650/93.
ART. 8º—Modificado. D. 2894/94, art. 3º. Los ajustes integrales por inflación podrán registrarse dentro de cada una de las subcuentas respectivas. En el evento que el ente económico requiera registrarlos por separado, utilizará las subcuentas cuyos códigos terminen en 99. Para este último caso, en relación con los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros, se podrán crear las subcuentas de ajustes por inflación cuando no se encuentren establecidas en el catálogo del plan único de cuentas.
NOTA: Con la Ley 488 de 1998 se elimina el ajuste integral por inflación para los inventarios, ingresos, costos y gastos. Expresamente su artículo 14 señala que, dichos cambios tienen efectos contables. Por lo anterior, las subcuentas pertinentes del PUC para comerciantes señaladas en su catálogo de cuentas entre paréntesis y con *, se entendería que quedarían sin aplicación (§ 1547).
ABREVIATURAS
D.R. 2650/93.
ART. 9º—Modificado. D. 2894/94, art. 4º. La denominación dada a los rubros que conforman el catálogo del plan único de cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda.
LIBROS OFICIALES
D.R. 2650/93.
ART. 10.—Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el presente decreto.
ESTADOS FINANCIEROS
D.R. 2650/93.
ART. 11.—Modificado. D. 2894/94, art. 5º. Toda presentación de estados financieros básicos a los administradores, socios, entidades del Estado y a terceros, deberá efectuarse utilizando las denominaciones indicadas en el catálogo contenido en el plan único de cuentas. Así mismo, indicará los códigos numéricos, en el evento que le sean solicitados por alguno de éstos.
Para tal efecto, el balance general se preparará debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros.
D.R. 2650/93.
ART. 12.—Derogado. D. 2894/94, art. 9º.
APLICACIÓN GRADUAL
D.R. 2650/93.
ART. 13.—Modificado. D. 2894/94, art. 6º. A partir de los estados financieros cortados a 31 de diciembre de 1993, la presentación de los mismos deberá hacerse en su totalidad conforme al plan único de cuentas.
El plan único de cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del 1º de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de cuenta (los cuatro primeros dígitos).
A partir del 1º de enero de 1995, el plan único de cuentas será obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta (los seis primeros dígitos).
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